Qué pasa cuando está montado. El proveedor manda la factura al correo de siempre, o alguien le hace una foto con el móvil. A partir de ahí no interviene nadie: se lee, se saca el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total, se clasifica por lo que es y por lo que corre prisa, y aparece en tu programa o en tu carpeta lista para que la revises.
El problema, dicho como lo dice la gente
«Mi administrativa se pasa media mañana metiendo facturas». Es el trabajo más caro que hay en una oficina pequeña: una persona formada haciendo de teclado. No es que falte gente, es que hay una tarea que no debería existir, y mientras existe no se hace lo que sí da dinero.
El atasco siempre es el mismo: las facturas llegan por tres sitios distintos —correo, papel y WhatsApp—, nadie sabe cuáles faltan hasta que el gestor las pide, y las que corren prisa se descubren tarde.
Qué hace exactamente
- Las recoge de donde lleguen: del correo del proveedor, de una foto hecha con el móvil o de una carpeta compartida donde se dejan los PDF.
- Las lee. Proveedor, número, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota y total. También los documentos mal escaneados o fotografiados torcidos.
- Las clasifica por lo que son y por lo que corre prisa. Factura, albarán, notificación, requerimiento con plazo. Lo urgente se señala; lo rutinario no molesta a nadie.
- Las deja donde trabajas. En tu programa de gestión, en la hoja de cálculo que usáis o en la carpeta del gestor, con el nombre y el orden que vosotros ya usáis.
- Marca lo dudoso en vez de inventárselo. Lo que no se puede leer con seguridad se aparta para que lo mire una persona. Es la diferencia entre ahorrar trabajo y generar un problema contable.
Qué no hace
- No emite facturas de venta. Esto lee las que recibes; no sustituye a tu programa de facturación ni se convierte en uno.
- No contabiliza por ti sin que nadie mire. Deja el apunte hecho y señalado; la última palabra es de una persona.
- No da consejo fiscal ni contable. Eso es de tu asesoría, y así se queda.
- No te obliga a cambiar de programa. Se monta encima del que ya tienes.
Cuánto cuesta
Implantación: 3.000 € + IVA, pago único.
Mantenimiento: 180 € + IVA al mes.
El mantenimiento cubre que siga funcionando cuando cambie el correo o el programa del que dependa, los ajustes que necesites y el consumo de inteligencia artificial del día a día. Es obligatorio los doce primeros meses porque esto depende de sistemas que no son nuestros; a partir del año, opcional.
El servidor no va incluido: lo contratas tú a tu nombre, te decimos cuál y te ayudamos a darlo de alta. Así lo que se monta es tuyo de verdad.
Cobro: por transferencia bancaria a Innovastay S.L.U., con factura.
El precio es el mismo para las tres implantaciones, así que la pregunta no es cuál sale más barata: es cuál te duele más. Ver las tres.
Para quién es
Para empresas pequeñas con oficina, de dos a quince personas, donde alguien factura o tramita papeles desde una mesa: instaladoras, reformas, carpinterías, gestorías pequeñas, despachos, empresas que trabajan para constructoras, administraciones o aseguradoras y acaban enterradas en papeleo.
Para quién no: para quien trabaja solo y sin oficina. Ahí normalmente todavía no hace falta, y te lo decimos antes de cobrarte nada.
Cómo se implanta
- 1. Llamada de 20 minutos. Ves la mecánica funcionando y decidimos si encaja.
- 2. Alcance por escrito. De dónde entran los papeles, dónde tienen que acabar y quién revisa.
- 3. Implantación. Se monta sobre tus programas, se prueba con tus facturas reales y se ajusta hasta que te convenza.
- 4. Hoja de uso y mantenimiento. Una página con lo que hay que saber y la cuota mensual vigilando que siga funcionando.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta digitalizar las facturas de proveedor?
La implantación son 3.000 € + IVA, pago único, y el mantenimiento 180 € + IVA al mes. Es el mismo precio que las otras dos implantaciones. No hay versiones recortadas ni «desde».
¿Tengo que cambiar mi programa de contabilidad?
No. Se monta encima del que ya usas. Lo que cambia no es tu programa: es que los datos llegan a él sin que nadie los teclee.
¿Vale con una foto hecha con el móvil?
Sí. Una foto, un PDF o el correo del proveedor. Lo que no se puede leer de forma fiable se deja marcado para que una persona lo mire, en vez de inventárselo.
¿Esto emite facturas?
No. Esto lee las facturas que recibes de tus proveedores y las deja preparadas donde trabajas. No expide facturas de venta ni sustituye a tu programa de facturación.
¿Quién revisa que esté bien?
Tú o quien lleve los papeles en tu oficina. El sistema deja el apunte hecho y señalado; la última palabra es siempre de una persona. La idea no es que nadie mire nada, es que nadie teclee nada.
¿Dónde se guardan los documentos?
Donde tú digas: tu carpeta, tu programa o un servidor contratado por ti en la Unión Europea. Te entregamos el contrato de encargado de tratamiento. La validación final de protección de datos, como con cualquier proveedor, es de tu asesor.
Las otras dos implantaciones
- Atender el WhatsApp 24/7 — ningún cliente sin respuesta, tampoco a las once de la noche.
- Dictar presupuestos — se hacen hablando, desde el coche o desde la obra.
¿Tiene sentido en tu oficina?
Escríbenos y te lo decimos, aunque la respuesta sea que no. Te contesta al instante la misma IA que implantamos; Abel te llama después, el mismo día en horario de oficina.